Presentatie in persoon
Het verschilt per land hoe de diplomatieke vertegenwoordiging omgaat met de uitgifte van een laissez-passer. De meeste diplomatieke vertegenwoordigingen geven slechts een (vervangend) reisdocument af als de vreemdeling zijn identiteit en nationaliteit kan bewijzen of aannemelijk kan maken. Een aantal diplomatieke vertegenwoordigingen wil, in het kader van de behandeling van de laissez-passer-aanvraag, een gesprek met de vreemdeling om er zeker van te zijn dat de vreemdeling ook echt uit het betreffende land komt. Dit wordt een ‘presentatie in persoon’ genoemd.
Een presentatie in persoon kan op twee manieren plaatsvinden:
- Fysiek.
De locatie waar een presentatie plaatsvindt wordt bepaald in overleg met de diplomatieke vertegenwoordiging. De regievoerder nodigt de vreemdeling (schriftelijk) uit voor de presentatie en regelt als het nodig is vervoer voor de vreemdeling om naar de betreffende locatie te reizen. - Telefonisch.
De regievoerder nodigt de vreemdeling (schriftelijk) uit voor de telefonische presentatie. Tijdens de telefonische presentatie heeft de regievoerder een waarnemende rol.
Voorbereiding en aanvullende informatie
Het streven is elke vreemdeling binnen twee maanden na het indienen van de aanvraag te presenteren aan de diplomatieke vertegenwoordiging. Binnen dertig dagen na het schriftelijk indienen van een laissez-passer-aanvraag laat de regievoerder de vreemdeling weten op welke datum hij verwacht wordt voor een eventuele presentatie.
Drie werkdagen vóór de presentatie controleert de medewerker van de directie Internationale Aangelegenheden nog een keer wat de status is van de vreemdeling. Is deze officieel verwijderbaar of niet? Deze informatie haalt hij uit de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV). Dit heet de presenteerbaarheidscheck.
De presentatie in persoon aan de diplomatieke vertegenwoordiging gaat altijd vergezeld van een laissez-passer-presentatieset. Deze set bestaat uit de aanbiedingsbrief, een kopie van het aanvraagformulier en kopieën van pasfoto’s en eventuele nationaliteitsverklaringen, identiteitsdocumenten en vingerafdrukken. Ook eventuele nuttige informatie die de afdeling heeft ontvangen ná indienen van de aanvraag wordt toegevoegd aan de presentatieset.
Aanwezigheid derden
Als een vreemdeling wil dat zijn rechtshulpverlener of tolk bij de presentatie aan de diplomatieke vertegenwoordiging aanwezig is, is het zijn eigen verantwoordelijkheid hier toestemming voor te krijgen van de diplomatieke vertegenwoordiging.
De aanwezigheid van derden bij een presentatie in persoon mag er niet toe leiden dat het uitvoeringsproces van de betreffende afdeling van de directie Internationale Aangelegenheden, wordt gefrustreerd. In het presentatieverslag wordt vastgelegd welke op- of aanmerkingen de rechtshulpverlener tijdens de presentatie maakt. Eventuele kosten voor een tolk, die bijvoorbeeld door een advocaat bij de presentatie is meegenomen, worden niet vergoed door de DT&V.
Verslag
Van elke presentatie maakt de begeleidend medewerker van de directie Internationale Aangelegenheden een verslag, dat wordt opgenomen in het vertrekdossier van de betreffende vreemdeling.
Het verslag is een openbaar dossierstuk dat valt onder de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens. Dit betekent dat het verslag door de vreemdeling of diens gemachtigde kan worden opgevraagd. Ook bij een gerechtelijke procedure of een politieke interventie kan het verslag worden gebruikt. Ook eventuele incidenten, bijzondere constateringen tijdens de uitvoering of afwijkingen van het gebruikelijke verloop van een presentatie in persoon, worden in het verslag opgenomen.
Evaluatie met de vreemdeling
Nadat een vreemdeling bij zijn diplomatieke vertegenwoordiging is gepresenteerd, voert de regievoerder een evaluatiegesprek met betrokkene. Doel van dit gesprek is om van de vreemdeling zelf te horen hoe de presentatie bij de vertegenwoordiging is verlopen en of hij hierover nog op- of aanmerkingen heeft. Het verslag van de presentatie kan hierbij worden betrokken. De regievoerder noteert de op- en aanmerkingen van de vreemdeling in een gespreksverslag.