Privacyverklaring

Algemene privacyverklaring

In deze privacyverklaring komen de volgende onderwerpen aan bod:
•    Wat zijn persoonsgegevens?
•    Wat is verwerken?
•    Met welk doel verwerkt DTenV uw persoonsgegevens?
•    Welke persoonsgegevens verwerkt DTenV van u?
•    Hoe komt DTenV aan uw persoonsgegevens?
•    Met wie deelt DTenV uw persoonsgegevens?
•    Deelt DTenV uw persoonsgegevens ook met andere landen?
•    Hoe lang bewaart DTenV uw persoonsgegevens?
•    Archivering van persoonsgegevens in het algemeen belang 
•    Hoe beveiligt DTenV uw persoonsgegevens?
•    Hoe gaat DTenV om met geautomatiseerde besluitvorming en profilering?
•    Wat zijn uw privacyrechten en hoe kunt u die uitoefenen?
•    Heeft u vragen of wilt u een klacht indienen?
•    Wanneer is deze privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Deze gegevens kunnen direct of indirect over iemand gaan, ofwel naar deze persoon te herleiden zijn.

Wat is verwerken?

Verwerken is iedere handeling die DTenV uitvoert met de persoonsgegevens. Voorbeelden van handelingen zijn onder andere verzamelen, vastleggen, opslaan, opvragen, inzien, gebruiken, verzenden, wissen en vernietigen.

Met welk doel verwerkt DTenV uw persoonsgegevens?

Het doel waarvoor DTenV gegevens verwerkt – te weten terugkeerbegeleiding van de vreemdeling uit Nederland – staat beschreven in de Vreemdelingenwet en in de Vreemdelingencirculaire. De terugkeerbegeleiding van de vreemdeling is een bij wet geregelde taak die aan DTenV is opgedragen. 

Welke persoonsgegevens verwerkt DTenV van u?

DTenV voert het terugkeerbeleid in Nederland uit namens de Nederlandse overheid. Wij begeleiden uw vertrek als u geen recht heeft op verblijf in Nederland. Hiervoor worden persoonsgegevens verwerkt van zowel u als uw gezinsleden, de tolken, uw gemachtigden, de betrokken medewerkers van DTenV en de betrokken medewerkers van andere organisaties bij uw terugkeer uit Nederland. 

Wij verwerken gewone persoonsgegevens. Dat kunnen zijn uw naam, eventuele aliassen, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats, spreektalen en wettelijke identificatienummers zoals uw paspoortnummer en vreemdelingennummer. 

Naast gewone persoonsgegevens verwerken wij, als dat nodig is voor een goede en zorgvuldige uitvoering van onze bij wet geregelde taak, ook bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Bijzondere persoonsgegevens die verwerkt zouden kunnen worden zijn uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, maar ook het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid en gegevens over uw seksuele gedrag of seksuele gerichtheid.  

Bijzondere persoonsgegevens mogen niet worden verwerkt, tenzij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) daarvoor een uitzondering maakt. 
De bij wet geregelde taak van DTenV is het regisseren van het daadwerkelijk vertrek van vreemdelingen die geen recht hebben op verblijf in Nederland. Daarom mogen wij op grond van een zwaarwegend algemeen belang  bijzondere persoonsgegevens van u verwerken. De Vreemdelingenwet biedt ons kaders voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden uitsluitend door DTenV verwerkt wanneer deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de begeleiding van uw vertrek uit Nederland. In het Voorschrift Vreemdelingen  staat omschreven wanneer de verwerking van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens noodzakelijk is. 

Hoe komt DTenV aan uw persoonsgegevens?

DTenV ontvangt uw persoonsgegevens op de volgende manieren:

• Van u of van anderen zoals uw familieleden of uw gemachtigden, bijvoorbeeld tijdens een vertrekgesprek;
• Van overheidsorganisaties die net als DTenV de Vreemdelingenwet uitvoeren, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) of de Koninklijke Marechaussee (KMar);
• Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens van maatschappelijke organisaties die mensen zoals u – zonder recht op verblijf in Nederland – helpen, u kunt daarbij denken aan organisaties als VluchtelingenWerk Nederland (VWN) of Stichting Nidos. Als wij persoonsgegevens ontvangen van maatschappelijke organisaties, dan heeft u die organisaties daar toestemming voor gegeven.

Met wie deelt DTenV uw persoonsgegevens?

DTenV is op de grond van de Vreemdelingenwet bevoegd en soms verplicht om persoonsgegevens te delen met andere overheidsorganisaties zodat zij hun wettelijke taak kunnen uitvoeren. Bij alle verzoeken aan DTenV om persoonsgegevens te delen, zal DTenV toetsen of het noodzakelijk is om alle verzochte persoonsgegevens te delen en of de verzochte persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doel van de gegevensverwerking.  

Een overzicht van partijen waarmee wij mogelijk gegevens delen in het kader van het terugkeerproces:

• Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)
• Centraal Orgaan Asielzoekers (COA)
• Koninklijke Marchaussee (KMar), inclusief het Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten
• Nationale politie (AVIM: Afdeling Vreemdelingenpolitie Identificatie en Mensenhandel)
• Zeehavenpolitie (ZHP) Rotterdam
• Ketenmariniers
• Raad voor de Kinderbescherming (onder toezichtstelling)
• NIDOS
• Internationale Organisatie voor Migratie (IOM)
• Vluchtelingenwerk Nederland (VWN)
• Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
• Frontex
• Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) en Nederlandse posten
• Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)
• Gemeenten
• Medzorg/MDO (TM)
• Dutch Medical Group (DMG) contractpartner medische repatriëring
• Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP)
• EU-lidstaten
• Instanties Europese Unie
• Ambassades en consulaten van derde landen (zie hierna)
• Inspectie JenV
• Openbaar Ministerie (VRIS, 1F’ers, ISD-maatregel, SOB-maatregel)
• AIVD/Nationale Veiligheid
• Adviesraad Migratie (ACVZ)
• Nationale Ombudsman
• Dienst Vervoer & Ondersteuning (DV&O)
• Luchtvaartmaatschappijen en grensautoriteiten
• VCK Travel (reisbureau)
• Nationaal Rapporteur Mensenhandel
• Ngo's die DTenV ondersteunen bij terugkeerprojecten (subsidiekader) zoals Stichting Wereldwijd, Stichting Solid Road, Goedwerk Foundation en het Rotterdams Ongedocumenteerden Steunpunt (ROS)
• Nederlandse Rode Kruis

Deelt DTenV uw persoonsgegevens ook met andere landen?

Uw persoonsgegevens kunnen in bepaalde situaties worden gedeeld met andere landen of (internationale) organisaties. Uw persoonsgegevens worden gedeeld als daar een wettelijke grondslag voor is. Ook in deze gevallen toetst DTenV of het noodzakelijk is om alle verzochte persoonsgegevens te delen en of de verzochte persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doel van de gegevensverwerking.

Gezichtsopnames en vingerafdrukken worden in een beperkt aantal gevallen gedeeld met overheidsorganisaties van andere landen. DTenV kan bijvoorbeeld gezichtsopnames en vingerafdrukken delen ten behoeve van het verkrijgen van een reisdocument van een diplomatieke vertegenwoordiging ten behoeve van terugkeer.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan overheidsorganisaties van landen binnen de EER

De AVG geldt voor alle landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). De EER bestaat uit alle landen van de Europese Unie plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. In al deze landen geldt hetzelfde beschermingsniveau van uw persoonsgegevens als in Nederland. 

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan landen buiten de EER

De verstrekking van uw persoonsgegevens aan landen buiten de EER is alleen toegestaan als er extra waarborgen aanwezig zijn op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Die extra waarborgen zijn er als de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit  neemt met betrekking tot een land of er sprake is van passende waarborgen .  Een adequaatheidsbesluit houdt in dat de Europese Commissie heeft geoordeeld dat het betreffende land een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens biedt.

Ook verstrekt DTenV persoonsgegevens aan landen waar geen adequaatheidsbesluit voor is of waar geen passende aanwezig waarborgen zijn. Die verstrekkingen vinden enkel plaats als de verstrekking noodzakelijk is vanwege gewichtige redenen van algemeen belang . Persoonsgegevens die mogelijk uitgewisseld worden met de bevoegde autoriteiten van uw land van herkomst zijn gegevens die nodig zijn voor de afgifte van een (vervangend) reisdocument. Er worden geen gegevens verstrekt over uw achtergrond (asiel of niet asiel) en ook niet over de reden van uw verblijf in Nederland. Er worden nooit gegevens verstrekt over uw asielrelaas. Dit is in overeenstemming met de bepalingen in de Vreemdelingencirculaire 2000. 

Hoe lang bewaart DTenV uw persoonsgegevens?

DTenV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens hebben verzameld. Uw persoonsgegevens in het vreemdelingendossier worden 15 jaar na het sluiten van uw vertrekprocedure bewaard. Daarna wordt alle informatie verwijderd en vernietigd.
De bevoegdheden tot toegang tot uw dossier worden binnen 30 dagen na het sluiten van uw vertrekprocedure teruggebracht van een beperkt aantal medewerkers die toegang hebben tot uw vertrekdossier naar geen enkele medewerker die nog toegang heeft. Na 30 dagen kan enkel nog op direct toegang tot uw dossier worden verkregen indien dit noodzakelijk is.

Naast de hiervoor genoemde bewaartermijn zijn er voor het bewaren van biometrische gegevens, zoals gezichtsopnames en vingerafdrukken, afwijkende bewaartermijnen. Hiervoor gelden de volgende termijnen:

• In geval van afwijzing van een aanvraag tot voorlopig verblijf: vijf jaar nadat uw aanvraag tot het verlenen van een machtiging tot voorlopig verblijf is afgewezen;
• In geval van rechtmatig verblijf: vijf jaar nadat u, als uw rechtmatig verblijf is geëindigd, Nederland aantoonbaar heeft verlaten; of
• In het geval een inreisverbod aan u is opgelegd of u ongewenst vreemdeling bent verklaard: vijf jaar na afloop van de geldigheidsduur van het inreisverbod of de ongewenstverklaring.

Hoe beveiligt de DTenV uw persoonsgegevens?

DTenV heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en misbruik te voorkomen. Uitgangspunt voor de beveiliging van uw persoonsgegevens zijn de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (hierna: BIO).  Op basis van deze normen is er binnen DTenV een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld dat jaarlijks wordt geëvalueerd om te controleren of het informatiebeveiligingsbeleid en daaruit voortvloeiende beveiligingsmaatregelen nog effectief zijn of dat deze aangepast moeten worden.

Organisatorische maatregelen zijn bijvoorbeeld:

• Niet elke medewerker van DTenV heeft toegang tot uw persoonsdossier of toegang tot dezelfde informatie uit uw persoonsdossier.
• De medewerkers van DTenV die voor de uitvoering van onze wettelijke taken met uw persoonsgegevens moeten omgaan, hebben een geheimhoudingsplicht.
• De medewerkers van DTenV worden getraind om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan.

Technische maatregelen zijn bijvoorbeeld:

• Encryptie van persoonsgegevens die digitaal worden gedeeld;
• Firewalls ter bescherming tegen mogelijke inbreuken door personen en/of organisaties die geen toegang behoren te hebben tot uw persoonsgegevens.
   

Hoe gaat DTenV om met geautomatiseerde besluitvorming en profilering?

DTenV maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering voor de uitvoering van onze wettelijke taken. Dat betekent dat besluiten van DTenV altijd door een natuurlijk persoon worden genomen.

Wat zijn uw privacyrechten en hoe kunt u die uitoefenen?

De AVG biedt u de volgende privacyrechten:

• Het recht op inzage van uw persoonsgegevens. U kunt bij DTenV een verzoek doen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. 
• Het recht op het wissen van uw gegevens. U heeft het recht om ‘vergeten’ te worden door bepaalde persoonsgegevens te laten verwijderen als deze niet meer nodig zijn of niet (meer) mogen worden gebruikt. U kunt bij DTenV een verzoek indienen om bepaalde persoonsgegevens te laten verwijderen. In bepaalde situaties mogen wij uw persoonsgegevens niet verwijderen, daar zullen wij u dan over informeren.
• Het recht op rectificatie. Als u denkt dat uw persoonsgegevens niet juist of actueel zijn, dan kunt u bij DTenV een verzoek indienen om de gegevens te laten wijzigen. Wij bekijken per geval of de gegevens in onze systemen moeten worden aangepast.
• Het recht op beperking van de verwerking. Als u vervelende gevolgen ervaart omdat uw persoonsgegevens worden verwerkt, dan kunt u DTenV vragen om tijdelijk minder persoonsgegevens te verwerken. Wij moeten dan per geval beoordelen welke gegevens tijdelijk niet verwerkt mogen worden en hoe lang wij die gegevens niet kunnen verwerken.
• Het recht van bezwaar. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens vanwege voor u geldende persoonlijke gronden. Wij moeten dan een afweging maken waarbij rekening wordt gehouden met uw specifieke situatie.

De hiervoor genoemde verzoeken kunt u kosteloos bij DTenV indienen. Binnen vier weken na ontvangst van een verzoek zullen wij een besluit nemen en dat aan u toesturen. 

Het Privacy Office van DTenV coördineert de behandeling van AVG-verzoeken. U kunt voor de  één van de hiervoor vermelde verzoeken dan ook een e-mail sturen naar avg@dtv.minvenj.nl of een brief sturen naar Dienst Terugkeer en Vertrek,  t.a.v. Privacy Officer, Postbus 164, 2501 CD Den Haag.
Doet iemand anders een verzoek namens u? Dan moeten wij controleren of de persoon rechtsgeldig gemachtigd is om te vertegenwoordigen. Dit wordt gedaan om uw privacy te beschermen. Voeg daarom bij uw verzoek dan ook een door u ondertekende en gedateerde verklaring of machtiging toe waaruit duidelijk blijkt dat de persoon namens u een verzoek mag indienen en welk verzoek dat is.

Hebt u vragen of wilt u een klacht indienen?

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (hierna: FG) aangesteld. De FG controleert of de regels voor de bescherming van uw persoonsgegevens goed door DTenV worden nageleefd. De FG is een interne toezichthouder en heeft een onafhankelijke positie.

Heeft u een klacht of een vraag over de manier waarop DTenV omgaat met uw persoonsgegevens, neemt u dan contact op met de FG. U kunt uw vragen digitaal of op papier indienen bij:

Functionaris voor Gegevensbescherming
fg@minjenv.nl

Ministerie van Justitie en Veiligheid
T.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming
Postbus 20301
2500 EH Den Haag

Bent u niet tevreden met het antwoord op uw klacht? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
 

Wanneer is deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?

Deze verklaring kan van tijd tot tijd wijzigen in verband met nieuwe ontwikkelingen die hier aanleiding toe geven. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 28 juni 2024.